Tilitoimistojen digitalisaatiota kehittämässä - R-Office

Tilitoimistojen digitalisaatiota kehittämässä

Kustannussäästöt, tehokkuus ja raportointi keskiössä

Monet tilitoimistoasiakkaamme ovat uudistaneet taloushallintajärjestelmiä ja tiedonhallintaa. Olemme olleet useassa kehittämisprojektissa mukana. Tässä on yksi asiakasesimerkki iloisesta Itä-Suomesta, jossa uusimme yrityksen tietotekniikan markkinoiden kärkiratkaisuilla ja samalla onnistuimme pienentämään kokonaiskuluja jopa kolmanneksella. Siis enemmän vähemmällä.

Katso tilitoimistoyrittäjä Mia Laihon ja asiantuntijamme Jyri Paasosen keskustelu kehittämisprojektista.

Lähtötilanne

Etelä-Savon Laskenta ja Konsultointi Ky on 1982 perustettu perheyritys, joka tarjoaa taloushallintopalveluita. Yrittäjinä toimivat Raimo Parviainen ja Mia Laiho. Yrityksessä on heidän lisäksi seitsemän työntekijää.

Yrityksen ICT-infrastruktuuri koostui kiinteistä ja kannettavista työasemista, paikallisesta palvelimesta, monitoimilaitteesta, verkkolaitteista sekä eri käytössä olevista taloushallinto-ohjelmistoista, joista suurin osa on jo pilvipalveluita. Tiedonhallinta oli toteutettu palvelimella, Microsoft Office 365:lla ja vanhalla tiedonhallintaohjelmistolla, jonne oli tallennettu arkistoitavat asiakirjat.

Tavoitteiden ja mittareiden asettaminen

Määrittelemme aluksi yhdessä asiakkaan kanssa digitalisaation muutoksen tavoitteet. Näin kehittämistoimenpiteille on selkeät mittarit. Asetimme kolme konkreettista tavoitetta:

  • Kustannussäästö nykyisiin ICT-kokonaiskustannuksiin verrattuna
  • Työn tehokkuuden parantuminen
  • Raportoinnin nopeuden kehittäminen

Erityisesti raportointivaatimukset kasvavat asiakkailla nopeasti muuttuvassa työympäristössä ja raportoinnin tulee olla ajantasaista, sisältää ennusteita sekä taloustiedon analysointia päätöksenteon tueksi.

Kokonaisuuden kehittämistoimenpiteet

Tilitoimistojen digitalisaatiota on nopeuttanut sähköinen taloushallinto, kuten meidänkin asiakkaamme oli jo ottanut aiemmin käyttöön Procountor -taloushallintaohjelmiston. Ryhdyimmekin suunnittelemaan siihen kytkeytyviä järjestelmiä ja prosessien automatisointia. Niiden tehostuessa liiketoiminnan tietovirtojen avulla saadaan suurempia kokonaisuuksia hallittua. 

Lisäksi päätimme, että vanha palvelin ja tiedonhallintaohjelmisto tullaan poistamaan käytöstä, jotta jatkossa kaikki toimivat pilvipalveluissa keskitetysti. Näin töitä voi tehdä jatkossa joustavasti ja tietoturvallisesti paikasta sekä ajasta riippumattomasti. 

Tiedonhallintaratkaisuksi valitsimme kotimaisen M-Filesin, joka on riippumaton alustoista ja laitteista. M-Filesin käyttöliittymä on lisäksi samanlainen kaikille laitteille, joten sitä voi käyttää missä, milloin ja millä laitteella tahansa.

M-Filesin avulla työntekijät voivat käyttää heille entuudestaan tuttuja sovelluksia ja käyttöliittymiä tiedonhallintaan saavuttaen samalla maksimaalisen työtehokkuuden sekä hallinnan. M-Files tehostaa myös Office 365:n käyttöä yhdistämällä sen älykkääseen tiedonhallintaan.

Samalla uusimme myös kaikki päätelaitteet ja valitsimme Ricohin IMC6000 -monitoimilaitteeksi, joka puolestaan toimii toimiston tiedonhallinnan keskuksena, kun tulostaminen, skannaaminen, pilvitallennus ja muut tarvittavat toiminnot tehostavat toimistotyötä.

Mitä saatiin lopulta aikaiseksi?

Kehittämistoimenpiteet aloitettiin viime vuoden loppupuolella ja saatiin päätökseen kevättalvella, kun kaikki käyttöönotot oli tehty ja henkilöstö koulutettu. 

Digitalisaation myötä saimme yhdistettyä koko ICT-ympäristön ohjelmista laitteisiin ja tiedonhallintaan, sekä uudistimme toimintatapoja. Liiketoimintaan ei tullut häiriöitä tai keskeytyksiä kehittämisprojektin aikana.

Aluksi määriteltyjen tavoitteiden osalta onnistuimme kiitettävästi, koska ICT-kokonaiskustannukset tippuivat kolmanneksella ja työn tehokkuus sekä raportointi kehittyivät. Uusilla toimintatavoilla ja teknisillä ratkaisuilla voitettiin myös koronavirusepidemian tuomat haasteet.

X