R-Office tehostaa Autokeskuksen toimintaa - R-Office

R-Office tehostaa Autokeskuksen toimintaa

Tietoturva, prosessien automatisointi ja asiakaskokemus uudelle tasolle teknologiaa hyödyntämällä

Auton huoltoon ja myyntiin liittyy suuret määrät erilaisia asiakirjoja kuten huollon työmääräimiä sekä autokaupan sopimuksia. Aiemmin Autokeskus toteutti paperien arkistoinnin pelkästään fyysisessä muodossa.

Allekirjoitetut asiakirjat arkistoitiin, mutta tietty dokumentti oli haastava löytää tarkasteluun jälkikäteen. Uuden eurooppalaisen tietosuoja-asetuksen (GDPR) myötä Autokeskus halusi parantaa arkistoinnin ja tietosuojan prosessejaan.

Tietosuojan ja arkistoinnin ratkaisujen kehittämiseksi Autokeskus pyysi apua R-Officelta. Työmääräimien järjestämisen tehostamiseksi R-Office toteutti monitoimilaitteisiin skannaustoiminnon, jonka avulla asiakirjat viedään automaattisesti Autokeskuksen arkistointijärjestelmään. Skannausprosessin aikana järjestelmä kerää dokumenteista metatiedot, joilla dokumentti tallennetaan. Näin dokumentit ovat helposti löydettävissä järjestelmästä koska tahansa.

Läpinäkyvyyttä huoltotoimenpiteisiin

Työnteon tehostamista ei jätetty pelkästään asiakirjojen järjestämiseen. R-Office suunnitteli Autokeskukselle ratkaisun, jossa Autokeskuksen autohuollon asiakas saa huollon yhteydessä linkin oman autonsa huoltovideoon. Videolla mekaanikko havainnollistaa alustan kuntoa ja mitä lisäkorjaustoimenpiteitä autolle pitäisi tehdä. Asiakas voi suoraan linkistä vastata, hyväksyykö vai hylkääkö videolla tehdyn ehdotuksen tai haluaako keskustella työnjohdon kanssa. Palvelu lisää toiminnan läpinäkyvyyttä, tuo realistisesti esille viat ja kulumiset sekä sujuvoittaa ja nopeuttaa korjaustoimenpiteiden aloittamista.

–Asiakkailta on tullut videoista suurta kiitosta. Usein huollon toimenpiteet ovat täysin pimennossa, mutta me avaamme nyt asiakkaalle täysin, mitä huollossa tapahtuu, kertoo Tomi Valasvuo, Aro-Yhtymän tietohallintojohtaja.

Prosessi on yksinkertainen. Mekaanikon tehtäväksi jää vain videon kuvaaminen. Videolinkki ja mahdolliset lisätiedot lähetetään SMS-viestinä. Videointipalvelun prosessin hyödyntämisen ovat hyväksyneet useat autojen maahantuojat.

Kaikki hyöty irti innovaatioista

Videointiprosessia voidaan hyödyntää myös vaihtoautojen esittelyssä. Usein autojen myynti-ilmoituksissa on auton tiedot ja kuvia. Video havainnollistaa kuitenkin huomattavasti tehokkaammin, miltä auto oikeasti näyttää. Videolla myyjä voi kertoa myös erikoisuuksista, jotka eivät pelkästä kuvasta välity.

Videon voi kuvata automyyjä. Kuvattu video saadaan auton rekisterinumeroa hyödyntämällä yhdistettyä suoraan Autokeskuksen verkkokauppaan oikean auton yhteyteen. Näin säästytään turhilta videon lähettämisiltä ja tiedonkulun hidasteilta.

–Työskentely R-Officen kanssa on ollut vaivatonta ja joustavaa. Yhteistyömme puitteissa toteutetut ratkaisut ovat innovatiivisia ja kustannustehokkaita, sillä rakennettuja ohjelmia voidaan hyödyntää laajemminkin yrityksemme toiminnassa. Teknologioista otetaan kaikki hyödyt irti, sanoo Valasvuo.

–Nämä työskentelyä tehostavat ja välivaiheita vähentävät toiminnot ovat helposti skaalattavissa kaiken kokoisille toimijoille, ja myös eri alan palveluntarjoajille. Kun dokumentteja ja muuta jaettavaa materiaalia on paljon, tehostavat tällaiset toiminnot merkittävästi työntekoa, kertoo Petri Pohjola R-Officelta.

Autokeskus Oy on suomalaisen, maamme merkittävimpiin autoalan toimijoihin kuuluvan Aro-Yhtymän, omistama täyden palvelun autokauppaketju. Toimipaikkamme sijaitsevat Helsingissä (Konala), Vantaalla (Airport), Hämeenlinnassa, Hyvinkäällä, Tampereella, Raisiossa ja Turussa. Autokeskus Oy:n liiketoiminta käsittää autojen sekä varaosien ja lisätarvikkeiden vähittäiskauppaa sekä autojen huoltoa. Autokeskuksella on BMW:n, Citroënin, Fordin, MINIn, Nissanin, Peugeotin, Škodan, KIAn ja Toyotan edustus ja merkkihuolto sekä Fiatin, Alfa Romeon, Chryslerin ja Dodgen merkkihuolto. Autokeskus tarjoaa lisäksi laajan valikoiman vaihtoautoja.

X