Asiakastarinat Archives - R-Office

Tulostusratkaisu LKV-toimiston tarpeisiin

Kiinteistönvälitystoimisto tuottaa korkealaatuiset myyntimateriaalinsa itse

Kun kyseessä on monen ihmisen elämän suurimmasta hankinnasta eli asunnon ostamisesta, pitää siihen liittyvät esitteet ja asiakirjat olla parasta laatua. Myös ketteryys ja nopea reagointi tilanteisiin nousee tärkeysasteikolla kärkisijoille – myynti on hektistä ja usein tarvitaan esite heti, mutta digipainon toimitusajat ovat liian pitkät. Kun toimistolle valitaan sopiva tulostusratkaisu, niin kaikki tarvittavat myyntimateriaalit saadaan tuotettua itse. Juuri silloin kun niitä tarvitaan, niin monta kuin tarvitaan ja sellaisessa muodossa kuin itse halutaan.

Bulevardin Kotimeklarit Oy LKV on vuodesta 2002 pääkaupunkiseudulla toiminut yksityinen kiinteistönvälitysalan yritys, joka tarjoaa vahvaan ammattitaitoon, asiakaslähtöisyyteen ja kokemukseen perustuvaa kiinteistönvälityspalvelua pienten yksiöiden myynnistä kokonaisiin rakennushankkeisiin. Kaikessa tekemisessä korostuu erittäin korkea laatu ja ammattimaisuus.

Bulevardin Kotimeklarien markkinoinnista vastaava Virva Ivakko on vakuuttunut R-Officen palvelutasosta.

Bulevardin Kotimeklarien konttoripäällikkö ja markkinoinnista vastaava Virva Ivakko koki aiemmin, että tulostusjärjestelmien kanssa oli jatkuvasti ongelmia. Ivakko oli pettynyt palvelun hitauteen ja laitteet saattoivat olla pois käytöstä pahimmillaan jopa päiviä.

– Olimme edellisille toimittajille vain yksi kasvoton asiakas muiden joukossa, enkä kokenut saavani henkilökohtaista palvelua. LKV-alalla tulostustyö ja skannaus on äärimmäisen tärkeä osa päivittäistä työtämme ja ilman toimivia laitteita työmme viivästyy ja se vaikuttaa suoraan myyntiin. Ja se ei ole hyväksyttävää. Siksi lähdimme etsimään uutta kumppania, joka vastaisi tarpeitamme.

Tarvekartoituksella selvitettiin ongelmakohdat ja tehtiin ratkaisuehdotus

R-Officen tekemässä tarvekartoituksessa löydettiin tulostamiseen ja skannaukseen liittyvät kipukohdat ja tehtiin suunnitelma niiden korjaamiseksi. Selkeästi yli muiden nousi tarve tuottaa premium-tasoiset esitteet itse sen sijaan, että ne pitäisi tilata digipainosta. Haluttiin nostaa työn tehokkuutta, säästää aikaa sekä kustannuksia. Lisäksi skannaukseen ja tiedonhallintaan kaivattiin uudistusta – kaikki asuntoihin liittyvät asiakirjat, kuten isännöitsijäntodistukset, energiatodistukset ja PTS-suunnitelmat, haluttiin skannata automaattisesti PDX-järjestelmään mahdollisimman vaivattomasti.

Bulevardin Kotimeklarien Virva Ivakko vaikuttui R-Officen palvelutasosta jo yhteistyön alkumetreistä lähtien.

– Nopeus, laatu ja ammattimaisuus on meille itselle tärkeitä ominaisuuksia ja nämä kaikki toteutuvat myös yhteistyössä R-Officen kanssa. Meille nimetty yhteyshenkilö on aktiivisesti yhteydessä pitäen huolta, että kaikki toimii kuten on sovittu. R-Officen toimintamalli selkeästi haluaa toimia etupainotteisesti ennen kuin edes ongelmia ilmenee ja se sopii meille enemmän kuin hyvin. Ja jos jotain toimenpiteitä kuitenkin tarvitaan, kaikki toimii todella nopeasti hidastamatta omaa työtämme – parempaa palvelua emme voisi toivoa.

Asiakkaan liiketoimintaa ymmärretään

Digitalisaatioon kuuluu olennaisena, että tekniikka kehittyy nopeasti ja uusia ratkaisuja tulee markkinoille jatkuvasti. Yksittäisen yrittäjän on mahdotonta pysyä itse kärryllä mitä kaikkea on tarjolla. R-Office pitää aktiivista keskusteluyhteyttä yllä ollakseen selvillä asiakkaan liiketoiminnan todellisista tarpeista. Ja kun asiakkaan liiketoimintaa ymmärretään, voidaan myös IT-ratkaisut rakentaa aidosti sitä tukemaan. Myös Virva Ivakko kokee vahvasti, että heidän liiketoiminnastaan ollaan kiinnostuneita.

– Jos olemme halunneet tuottaa jotain uutta ja erilaista esimerkiksi tulostustyössämme, R-Officen yhteyshenkilömme on aina lähtenyt meidän yrityksemme etu edelle selvittämään miten se olisi mahdollista toteuttaa. Aina ratkaisu on löytynyt ja olemme sitä kautta pystyneet tuottamaan parempaa ja laadukkaampaa palvelua omille asiakkaillemme erittäin kustannustehokkaasti ja juuri toiveidemme mukaisesti.

Ota yhteyttä – neuvomme mielellämme kaikkeen tulostukseen ja toimistotekniikkaan liittyvissä asioissa!

Bulevardin Kotimeklarit tuottaa nykyään kaikki myyntimateriaalit omassa toimistossa omalla laitteella. Tämä on säästänyt niin aikaa kuin rahaa verrattuna siihen, että kaikki pienetkin määrät piti ennen tilata digipainosta. Ja laatu on erittäin korkealaatuista, kuten yrityksen arvoihin kuuluu.

Haluatko keskustella asiantuntijamme kanssa oman yrityksesi tulostus-, skannaus- tai muiden IT-järjestelmien kehittämisestä? Täytä yhteystietolomake, niin otamme sinuun yhteyttä!

Isännöintitoimisto tehosti toimintaansa uudistamalla asiakirjahallintansa

Aavatalo tehosti asiakirjojen käsittelyä – nopeammin, helpommin, tehokkaammin. Ja turvallisemmin.

Isännöintitoimisto Aavatalo halusi tehostaa toimintaansa uudistamalla asiakirjahallintansa. Tietoa oli paljon ja se oli tallennettuna eri paperisiin ja sähköisiin dokumentteihin, eikä se ollut aina niin helposti löydettävissä. Tavoitteena oli tehostaa tiedon tallennuksen automatisointia sekä tallennetun tiedon löydettävyyttä. Uudistuksen myötä työteho kasvanut huimasti ja aikaa säästyy verrattuna vanhaan. Samalla GDPR:n mukainen henkilötietojen käsittely on helpottunut ja asiakkaiden tietosuoja vahvistunut entisestään.

Katso videolta millaisen asiakirjahallinnan ratkaisun R-Office teki Aavatalolle.

Aavatalo on pääkaupunkiseudulla toimiva isännöintitoimisto, jonka tärkein tehtävä on toimia taloyhtiön ja osakkaiden asiantuntevana edunvalvojana. Aavatalolle isännöintipalvelu merkitsee käytännössä aktiivista yhteistyötä talon hallituksen kanssa, laadukasta asiakaspalvelua, ajantasaista taloushallintoa sekä vahvaa taloteknistä osaamista. Yrityksen vahvuus onkin haastavissa korjausrakentamisen projekteissa, kuten linjasaneerauksissa ja julkisivukorjauksissa.

Isännöintiala on perinteisesti tuottanut suuria määriä paperitulosteita ja niiden arkistointi vaatii paljon tilaa. Tietoa on myös tallennettu suuret määrät sähköiseen muotoon, mutta sen hallitseminen on ollut haastavaa. Jos tieto ei ole helposti saatavilla, vaikuttaa se suoraan työn tehokkuuteen. Aavatalo halusi päivittää käytössä olevat IT-ratkaisut tehostaakseen toimintaansa ja ottaakseen huomioon samalla myös GDPR:n vaatimukset.

Ymmärrys asiakkaan tarpeesta on kaiken lähtökohta.

Keskiössä monitoimilaite sekä turvatulostus- ja skannaus

Alkuun R-Office määritteli yhdessä Aavatalon kanssa projektin tavoitteet ja rakensi sen perusteella ratkaisun, jolla toiminnan pullonkaulat saataisiin poistettua. Ratkaisun keskiössä on Ricohin monitoimilaite ja siihen liitetty turvatulostus- ja skannausjärjestelmä. Saapuessaan laitteelle käyttäjä tunnistautuu omalla henkilökohtaisella kulkukortilla (RFID) ja skannatut asiakirjat tallennetaan automaattisesti Aavatalon Sharepoint-ympäristöön, jossa ne ovat välittömästi käytettävissä. Ja kun paperiset asiakirjat on automaattisen tekstintunnistuksen avulla muutettu sähköiseen muotoon, niiden tekstisisältö on myös myöhemmin helposti löydettävissä järjestelmän hakutoiminnon avulla.

Samalla tulostuksen ja kopioinnin tietoturva parantui merkittävästi, koska automaattinen raportointi pitää sisällään muun muassa tiedon kuka tulosti, mitä tulosti ja mille taloyhtiölle tulosti. Raportista saadaan ulos myös tulostus- ja kopiointikustannukset eriteltynä taloyhtiöittäin.

Ratkaisu helpotti Aavatalon arkea

Ratkaisun myötä Aavatalon arkiset asiakirjahallintaan liittyvät prosessit ovat muuttuneet merkittävästi – kaikki tapahtuu nyt nopeammin, helpommin ja tehokkaammin. Aikaa säästyy nyt muuhun työhön, kun asiakirjojen tallentaminen ja käsittely on pääosin automaattista sekä tieto on helposti löydettävissä. R-Office saa Aavatalon omistajalta Johannes Halmevuolta arvosanaksi ”jotain ysin ja kympin välistä”. Jo alkumetreiltä lähtien R-Office pystyi vakuuttamaan Aavatalon ratkaisukeskeisellä asenteella, jossa lähdetään aidosti ratkaisemaan asiakkaan haasteita ja vastaamaan sen tarpeisiin. Halmevuo kokee saman asenteen pysyneen myös asiakkuussuhteen jatkuessa ja siksi hänen on helppo suositella R-Officen palveluja myös muille yrityksille.

Haluatko sinä keskustella millainen ratkaisu olisi teidän yritykselle sopivin? Ota yhteyttä asiantuntijaamme tästä.

Tilitoimistojen digitalisaatiota kehittämässä

Kustannussäästöt, tehokkuus ja raportointi keskiössä

Monet tilitoimistoasiakkaamme ovat uudistaneet taloushallintajärjestelmiä ja tiedonhallintaa. Olemme olleet useassa kehittämisprojektissa mukana. Tässä on yksi asiakasesimerkki iloisesta Itä-Suomesta, jossa uusimme yrityksen tietotekniikan markkinoiden kärkiratkaisuilla ja samalla onnistuimme pienentämään kokonaiskuluja jopa kolmanneksella. Siis enemmän vähemmällä.

Katso tilitoimistoyrittäjä Mia Laihon ja asiantuntijamme Jyri Paasosen keskustelu kehittämisprojektista.

Lähtötilanne

Etelä-Savon Laskenta ja Konsultointi Ky on 1982 perustettu perheyritys, joka tarjoaa taloushallintopalveluita. Yrittäjinä toimivat Raimo Parviainen ja Mia Laiho. Yrityksessä on heidän lisäksi seitsemän työntekijää.

Yrityksen ICT-infrastruktuuri koostui kiinteistä ja kannettavista työasemista, paikallisesta palvelimesta, monitoimilaitteesta, verkkolaitteista sekä eri käytössä olevista taloushallinto-ohjelmistoista, joista suurin osa on jo pilvipalveluita. Tiedonhallinta oli toteutettu palvelimella, Microsoft Office 365:lla ja vanhalla tiedonhallintaohjelmistolla, jonne oli tallennettu arkistoitavat asiakirjat.

Tavoitteiden ja mittareiden asettaminen

Määrittelemme aluksi yhdessä asiakkaan kanssa digitalisaation muutoksen tavoitteet. Näin kehittämistoimenpiteille on selkeät mittarit. Asetimme kolme konkreettista tavoitetta:

  • Kustannussäästö nykyisiin ICT-kokonaiskustannuksiin verrattuna
  • Työn tehokkuuden parantuminen
  • Raportoinnin nopeuden kehittäminen

Erityisesti raportointivaatimukset kasvavat asiakkailla nopeasti muuttuvassa työympäristössä ja raportoinnin tulee olla ajantasaista, sisältää ennusteita sekä taloustiedon analysointia päätöksenteon tueksi.

Kokonaisuuden kehittämistoimenpiteet

Tilitoimistojen digitalisaatiota on nopeuttanut sähköinen taloushallinto, kuten meidänkin asiakkaamme oli jo ottanut aiemmin käyttöön Procountor -taloushallintaohjelmiston. Ryhdyimmekin suunnittelemaan siihen kytkeytyviä järjestelmiä ja prosessien automatisointia. Niiden tehostuessa liiketoiminnan tietovirtojen avulla saadaan suurempia kokonaisuuksia hallittua. 

Lisäksi päätimme, että vanha palvelin ja tiedonhallintaohjelmisto tullaan poistamaan käytöstä, jotta jatkossa kaikki toimivat pilvipalveluissa keskitetysti. Näin töitä voi tehdä jatkossa joustavasti ja tietoturvallisesti paikasta sekä ajasta riippumattomasti. 

Tiedonhallintaratkaisuksi valitsimme kotimaisen M-Filesin, joka on riippumaton alustoista ja laitteista. M-Filesin käyttöliittymä on lisäksi samanlainen kaikille laitteille, joten sitä voi käyttää missä, milloin ja millä laitteella tahansa.

M-Filesin avulla työntekijät voivat käyttää heille entuudestaan tuttuja sovelluksia ja käyttöliittymiä tiedonhallintaan saavuttaen samalla maksimaalisen työtehokkuuden sekä hallinnan. M-Files tehostaa myös Office 365:n käyttöä yhdistämällä sen älykkääseen tiedonhallintaan.

Samalla uusimme myös kaikki päätelaitteet ja valitsimme Ricohin IMC6000 -monitoimilaitteeksi, joka puolestaan toimii toimiston tiedonhallinnan keskuksena, kun tulostaminen, skannaaminen, pilvitallennus ja muut tarvittavat toiminnot tehostavat toimistotyötä.

Mitä saatiin lopulta aikaiseksi?

Kehittämistoimenpiteet aloitettiin viime vuoden loppupuolella ja saatiin päätökseen kevättalvella, kun kaikki käyttöönotot oli tehty ja henkilöstö koulutettu. 

Digitalisaation myötä saimme yhdistettyä koko ICT-ympäristön ohjelmista laitteisiin ja tiedonhallintaan, sekä uudistimme toimintatapoja. Liiketoimintaan ei tullut häiriöitä tai keskeytyksiä kehittämisprojektin aikana.

Aluksi määriteltyjen tavoitteiden osalta onnistuimme kiitettävästi, koska ICT-kokonaiskustannukset tippuivat kolmanneksella ja työn tehokkuus sekä raportointi kehittyivät. Uusilla toimintatavoilla ja teknisillä ratkaisuilla voitettiin myös koronavirusepidemian tuomat haasteet.

Kiinteistönvälitys tehostuu digitaalisilla järjestelmillä

Sujuvampaa materiaalinhallintaa kiinteistönvälitysalalla

Kiinteistönvälitystoimialalla tulostetaan merkittäviä määriä esitteitä ja asiakirjoja. Tulosteet ovat kaupanteossa mukana aivan loppuun saakka kauppakirjojen tulostamisen myötä. Asuntoihin myös liittyy paljon arkistoitavaa tietoa, jonka pitää pysyä järjestyksessä. Digitaalisilla järjestelmillä voidaan tehostaa merkittävästi tiedonhallintaa ja oikeanlaisten materiaalien tulostamista.

Esiteltävissä kohteissa esitteet jaetaan yleisesti paperisena, sanovat markkinoijat. Näin ollen esimerkiksi automaattinen vihkomuotoinen tuloste helpottaa merkittävästi kiinteistönvälittäjän työtä. Tulosteen on myös oltava laadukas, sillä se välittää osaltaan mielikuvaa kohteesta ja välittäjän laadusta. Esitteet tehdään usein juuri ennen näyttöä, joten tulostuslaitteen toimintavarmuus ja nopeus on ensisijaisen tärkeää.

– Ricohin laitteita on ilo toimittaa, sillä ne ovat toimintavarmoja 99,75 prosenttia käyttöajasta toimistoaikana. Lisäksi tarjoamme yhdessä Ricohin kanssa valtakunnalliset huoltopalvelut, jotta myös huollot järjestyvät sujuvasti, kertoo Petri Pohjola R-Officelta.  

Sujuvampaa materiaalinhallintaa

Kiinteistönvälittäjillä on käytössään erilaisia järjestelmiä, kuten PDX-järjestelmä, joka muun muassa luo myytävälle kohteelle kohdenumeron. Kohdenumeroon tulee liittää lukuisia tärkeitä dokumentteja, kuten energiatodistus, kuntotarkastus, kiinteistön kunnossapitosuunnitelma jne.

Paperisten dokumenttien tallentamisen helpottamiseksi toimitamme suoran integraation PDX-järjestelmään. Integraation ansiosta dokumentit voidaan yhdistää PDX-järjestelmään ilman turhia välivaiheita. Monitoimilaitteeseen tarvitsee syöttää vain oikea kohdenumero, niin laite kysyy dokumentin tyypin, tekee skannatusta dokumentista hakukelpoisen ja tallentaa dokumentin PDX-järjestelmässä oikeaan paikkaan. Toiminta on nopeaa ja suoraviivaisempaa, ja sen ansiosta virheiden mahdollisuus vähentyy merkittävästi. Tiedot pysyvät tallessa ja ovat helposti löydettävissä. Tietojen ja asiakirjojen löytyminen myös kaupan jälkeen on erityisen tärkeää. Integraation myötä välittäjä voi olla turvallisin mielin siitä, että materiaalit ovat tallessa ja helposti löydettävissä. 

R-Office tehostaa Autokeskuksen toimintaa

Tietoturva, prosessien automatisointi ja asiakaskokemus uudelle tasolle teknologiaa hyödyntämällä

Auton huoltoon ja myyntiin liittyy suuret määrät erilaisia asiakirjoja kuten huollon työmääräimiä sekä autokaupan sopimuksia. Aiemmin Autokeskus toteutti paperien arkistoinnin pelkästään fyysisessä muodossa.

Allekirjoitetut asiakirjat arkistoitiin, mutta tietty dokumentti oli haastava löytää tarkasteluun jälkikäteen. Uuden eurooppalaisen tietosuoja-asetuksen (GDPR) myötä Autokeskus halusi parantaa arkistoinnin ja tietosuojan prosessejaan.

Tietosuojan ja arkistoinnin ratkaisujen kehittämiseksi Autokeskus pyysi apua R-Officelta. Työmääräimien järjestämisen tehostamiseksi R-Office toteutti monitoimilaitteisiin skannaustoiminnon, jonka avulla asiakirjat viedään automaattisesti Autokeskuksen arkistointijärjestelmään. Skannausprosessin aikana järjestelmä kerää dokumenteista metatiedot, joilla dokumentti tallennetaan. Näin dokumentit ovat helposti löydettävissä järjestelmästä koska tahansa.

Läpinäkyvyyttä huoltotoimenpiteisiin

Työnteon tehostamista ei jätetty pelkästään asiakirjojen järjestämiseen. R-Office suunnitteli Autokeskukselle ratkaisun, jossa Autokeskuksen autohuollon asiakas saa huollon yhteydessä linkin oman autonsa huoltovideoon. Videolla mekaanikko havainnollistaa alustan kuntoa ja mitä lisäkorjaustoimenpiteitä autolle pitäisi tehdä. Asiakas voi suoraan linkistä vastata, hyväksyykö vai hylkääkö videolla tehdyn ehdotuksen tai haluaako keskustella työnjohdon kanssa. Palvelu lisää toiminnan läpinäkyvyyttä, tuo realistisesti esille viat ja kulumiset sekä sujuvoittaa ja nopeuttaa korjaustoimenpiteiden aloittamista.

–Asiakkailta on tullut videoista suurta kiitosta. Usein huollon toimenpiteet ovat täysin pimennossa, mutta me avaamme nyt asiakkaalle täysin, mitä huollossa tapahtuu, kertoo Tomi Valasvuo, Aro-Yhtymän tietohallintojohtaja.

Prosessi on yksinkertainen. Mekaanikon tehtäväksi jää vain videon kuvaaminen. Videolinkki ja mahdolliset lisätiedot lähetetään SMS-viestinä. Videointipalvelun prosessin hyödyntämisen ovat hyväksyneet useat autojen maahantuojat.

Kaikki hyöty irti innovaatioista

Videointiprosessia voidaan hyödyntää myös vaihtoautojen esittelyssä. Usein autojen myynti-ilmoituksissa on auton tiedot ja kuvia. Video havainnollistaa kuitenkin huomattavasti tehokkaammin, miltä auto oikeasti näyttää. Videolla myyjä voi kertoa myös erikoisuuksista, jotka eivät pelkästä kuvasta välity.

Videon voi kuvata automyyjä. Kuvattu video saadaan auton rekisterinumeroa hyödyntämällä yhdistettyä suoraan Autokeskuksen verkkokauppaan oikean auton yhteyteen. Näin säästytään turhilta videon lähettämisiltä ja tiedonkulun hidasteilta.

–Työskentely R-Officen kanssa on ollut vaivatonta ja joustavaa. Yhteistyömme puitteissa toteutetut ratkaisut ovat innovatiivisia ja kustannustehokkaita, sillä rakennettuja ohjelmia voidaan hyödyntää laajemminkin yrityksemme toiminnassa. Teknologioista otetaan kaikki hyödyt irti, sanoo Valasvuo.

–Nämä työskentelyä tehostavat ja välivaiheita vähentävät toiminnot ovat helposti skaalattavissa kaiken kokoisille toimijoille, ja myös eri alan palveluntarjoajille. Kun dokumentteja ja muuta jaettavaa materiaalia on paljon, tehostavat tällaiset toiminnot merkittävästi työntekoa, kertoo Petri Pohjola R-Officelta.

Autokeskus Oy on suomalaisen, maamme merkittävimpiin autoalan toimijoihin kuuluvan Aro-Yhtymän, omistama täyden palvelun autokauppaketju. Toimipaikkamme sijaitsevat Helsingissä (Konala), Vantaalla (Airport), Hämeenlinnassa, Hyvinkäällä, Tampereella, Raisiossa ja Turussa. Autokeskus Oy:n liiketoiminta käsittää autojen sekä varaosien ja lisätarvikkeiden vähittäiskauppaa sekä autojen huoltoa. Autokeskuksella on BMW:n, Citroënin, Fordin, MINIn, Nissanin, Peugeotin, Škodan, KIAn ja Toyotan edustus ja merkkihuolto sekä Fiatin, Alfa Romeon, Chryslerin ja Dodgen merkkihuolto. Autokeskus tarjoaa lisäksi laajan valikoiman vaihtoautoja.

X