Asiakastarinat Archives - R-Office

Tilitoimistojen digitalisaatiota kehittämässä

Kustannussäästöt, tehokkuus ja raportointi keskiössä

Monet tilitoimistoasiakkaamme ovat uudistaneet taloushallintajärjestelmiä ja tiedonhallintaa. Olemme olleet useassa kehittämisprojektissa mukana. Tässä on yksi asiakasesimerkki iloisesta Itä-Suomesta, jossa uusimme yrityksen tietotekniikan markkinoiden kärkiratkaisuilla ja samalla onnistuimme pienentämään kokonaiskuluja jopa kolmanneksella. Siis enemmän vähemmällä.

Katso tilitoimistoyrittäjä Mia Laihon ja asiantuntijamme Jyri Paasosen keskustelu kehittämisprojektista.

Lähtötilanne

Etelä-Savon Laskenta ja Konsultointi Ky on 1982 perustettu perheyritys, joka tarjoaa taloushallintopalveluita. Yrittäjinä toimivat Raimo Parviainen ja Mia Laiho. Yrityksessä on heidän lisäksi seitsemän työntekijää.

Yrityksen ICT-infrastruktuuri koostui kiinteistä ja kannettavista työasemista, paikallisesta palvelimesta, monitoimilaitteesta, verkkolaitteista sekä eri käytössä olevista taloushallinto-ohjelmistoista, joista suurin osa on jo pilvipalveluita. Tiedonhallinta oli toteutettu palvelimella, Microsoft Office 365:lla ja vanhalla tiedonhallintaohjelmistolla, jonne oli tallennettu arkistoitavat asiakirjat.

Tavoitteiden ja mittareiden asettaminen

Määrittelemme aluksi yhdessä asiakkaan kanssa digitalisaation muutoksen tavoitteet. Näin kehittämistoimenpiteille on selkeät mittarit. Asetimme kolme konkreettista tavoitetta:

  • Kustannussäästö nykyisiin ICT-kokonaiskustannuksiin verrattuna
  • Työn tehokkuuden parantuminen
  • Raportoinnin nopeuden kehittäminen

Erityisesti raportointivaatimukset kasvavat asiakkailla nopeasti muuttuvassa työympäristössä ja raportoinnin tulee olla ajantasaista, sisältää ennusteita sekä taloustiedon analysointia päätöksenteon tueksi.

Kokonaisuuden kehittämistoimenpiteet

Tilitoimistojen digitalisaatiota on nopeuttanut sähköinen taloushallinto, kuten meidänkin asiakkaamme oli jo ottanut aiemmin käyttöön Procountor -taloushallintaohjelmiston. Ryhdyimmekin suunnittelemaan siihen kytkeytyviä järjestelmiä ja prosessien automatisointia. Niiden tehostuessa liiketoiminnan tietovirtojen avulla saadaan suurempia kokonaisuuksia hallittua. 

Lisäksi päätimme, että vanha palvelin ja tiedonhallintaohjelmisto tullaan poistamaan käytöstä, jotta jatkossa kaikki toimivat pilvipalveluissa keskitetysti. Näin töitä voi tehdä jatkossa joustavasti ja tietoturvallisesti paikasta sekä ajasta riippumattomasti. 

Tiedonhallintaratkaisuksi valitsimme kotimaisen M-Filesin, joka on riippumaton alustoista ja laitteista. M-Filesin käyttöliittymä on lisäksi samanlainen kaikille laitteille, joten sitä voi käyttää missä, milloin ja millä laitteella tahansa.

M-Filesin avulla työntekijät voivat käyttää heille entuudestaan tuttuja sovelluksia ja käyttöliittymiä tiedonhallintaan saavuttaen samalla maksimaalisen työtehokkuuden sekä hallinnan. M-Files tehostaa myös Office 365:n käyttöä yhdistämällä sen älykkääseen tiedonhallintaan.

Samalla uusimme myös kaikki päätelaitteet ja valitsimme Ricohin IMC6000 -monitoimilaitteeksi, joka puolestaan toimii toimiston tiedonhallinnan keskuksena, kun tulostaminen, skannaaminen, pilvitallennus ja muut tarvittavat toiminnot tehostavat toimistotyötä.

Mitä saatiin lopulta aikaiseksi?

Kehittämistoimenpiteet aloitettiin viime vuoden loppupuolella ja saatiin päätökseen kevättalvella, kun kaikki käyttöönotot oli tehty ja henkilöstö koulutettu. 

Digitalisaation myötä saimme yhdistettyä koko ICT-ympäristön ohjelmista laitteisiin ja tiedonhallintaan, sekä uudistimme toimintatapoja. Liiketoimintaan ei tullut häiriöitä tai keskeytyksiä kehittämisprojektin aikana.

Aluksi määriteltyjen tavoitteiden osalta onnistuimme kiitettävästi, koska ICT-kokonaiskustannukset tippuivat kolmanneksella ja työn tehokkuus sekä raportointi kehittyivät. Uusilla toimintatavoilla ja teknisillä ratkaisuilla voitettiin myös koronavirusepidemian tuomat haasteet.

Kiinteistönvälitys tehostuu digitaalisilla järjestelmillä

Sujuvampaa materiaalinhallintaa kiinteistönvälitysalalla

Kiinteistönvälitystoimialalla tulostetaan merkittäviä määriä esitteitä ja asiakirjoja. Tulosteet ovat kaupanteossa mukana aivan loppuun saakka kauppakirjojen tulostamisen myötä. Asuntoihin myös liittyy paljon arkistoitavaa tietoa, jonka pitää pysyä järjestyksessä. Digitaalisilla järjestelmillä voidaan tehostaa merkittävästi tiedonhallintaa ja oikeanlaisten materiaalien tulostamista.

Esiteltävissä kohteissa esitteet jaetaan yleisesti paperisena, sanovat markkinoijat. Näin ollen esimerkiksi automaattinen vihkomuotoinen tuloste helpottaa merkittävästi kiinteistönvälittäjän työtä. Tulosteen on myös oltava laadukas, sillä se välittää osaltaan mielikuvaa kohteesta ja välittäjän laadusta. Esitteet tehdään usein juuri ennen näyttöä, joten tulostuslaitteen toimintavarmuus ja nopeus on ensisijaisen tärkeää.

– Ricohin laitteita on ilo toimittaa, sillä ne ovat toimintavarmoja 99,75 prosenttia käyttöajasta toimistoaikana. Lisäksi tarjoamme yhdessä Ricohin kanssa valtakunnalliset huoltopalvelut, jotta myös huollot järjestyvät sujuvasti, kertoo Petri Pohjola R-Officelta.  

Sujuvampaa materiaalinhallintaa

Kiinteistönvälittäjillä on käytössään erilaisia järjestelmiä, kuten PDX-järjestelmä, joka muun muassa luo myytävälle kohteelle kohdenumeron. Kohdenumeroon tulee liittää lukuisia tärkeitä dokumentteja, kuten energiatodistus, kuntotarkastus, kiinteistön kunnossapitosuunnitelma jne.

Paperisten dokumenttien tallentamisen helpottamiseksi toimitamme suoran integraation PDX-järjestelmään. Integraation ansiosta dokumentit voidaan yhdistää PDX-järjestelmään ilman turhia välivaiheita. Monitoimilaitteeseen tarvitsee syöttää vain oikea kohdenumero, niin laite kysyy dokumentin tyypin, tekee skannatusta dokumentista hakukelpoisen ja tallentaa dokumentin PDX-järjestelmässä oikeaan paikkaan. Toiminta on nopeaa ja suoraviivaisempaa, ja sen ansiosta virheiden mahdollisuus vähentyy merkittävästi. Tiedot pysyvät tallessa ja ovat helposti löydettävissä. Tietojen ja asiakirjojen löytyminen myös kaupan jälkeen on erityisen tärkeää. Integraation myötä välittäjä voi olla turvallisin mielin siitä, että materiaalit ovat tallessa ja helposti löydettävissä. 

R-Office tehostaa Autokeskuksen toimintaa

Tietoturva, prosessien automatisointi ja asiakaskokemus uudelle tasolle teknologiaa hyödyntämällä

Auton huoltoon ja myyntiin liittyy suuret määrät erilaisia asiakirjoja kuten huollon työmääräimiä sekä autokaupan sopimuksia. Aiemmin Autokeskus toteutti paperien arkistoinnin pelkästään fyysisessä muodossa.

Allekirjoitetut asiakirjat arkistoitiin, mutta tietty dokumentti oli haastava löytää tarkasteluun jälkikäteen. Uuden eurooppalaisen tietosuoja-asetuksen (GDPR) myötä Autokeskus halusi parantaa arkistoinnin ja tietosuojan prosessejaan.

Tietosuojan ja arkistoinnin ratkaisujen kehittämiseksi Autokeskus pyysi apua R-Officelta. Työmääräimien järjestämisen tehostamiseksi R-Office toteutti monitoimilaitteisiin skannaustoiminnon, jonka avulla asiakirjat viedään automaattisesti Autokeskuksen arkistointijärjestelmään. Skannausprosessin aikana järjestelmä kerää dokumenteista metatiedot, joilla dokumentti tallennetaan. Näin dokumentit ovat helposti löydettävissä järjestelmästä koska tahansa.

Läpinäkyvyyttä huoltotoimenpiteisiin

Työnteon tehostamista ei jätetty pelkästään asiakirjojen järjestämiseen. R-Office suunnitteli Autokeskukselle ratkaisun, jossa Autokeskuksen autohuollon asiakas saa huollon yhteydessä linkin oman autonsa huoltovideoon. Videolla mekaanikko havainnollistaa alustan kuntoa ja mitä lisäkorjaustoimenpiteitä autolle pitäisi tehdä. Asiakas voi suoraan linkistä vastata, hyväksyykö vai hylkääkö videolla tehdyn ehdotuksen tai haluaako keskustella työnjohdon kanssa. Palvelu lisää toiminnan läpinäkyvyyttä, tuo realistisesti esille viat ja kulumiset sekä sujuvoittaa ja nopeuttaa korjaustoimenpiteiden aloittamista.

–Asiakkailta on tullut videoista suurta kiitosta. Usein huollon toimenpiteet ovat täysin pimennossa, mutta me avaamme nyt asiakkaalle täysin, mitä huollossa tapahtuu, kertoo Tomi Valasvuo, Aro-Yhtymän tietohallintojohtaja.

Prosessi on yksinkertainen. Mekaanikon tehtäväksi jää vain videon kuvaaminen. Videolinkki ja mahdolliset lisätiedot lähetetään SMS-viestinä. Videointipalvelun prosessin hyödyntämisen ovat hyväksyneet useat autojen maahantuojat.

Kaikki hyöty irti innovaatioista

Videointiprosessia voidaan hyödyntää myös vaihtoautojen esittelyssä. Usein autojen myynti-ilmoituksissa on auton tiedot ja kuvia. Video havainnollistaa kuitenkin huomattavasti tehokkaammin, miltä auto oikeasti näyttää. Videolla myyjä voi kertoa myös erikoisuuksista, jotka eivät pelkästä kuvasta välity.

Videon voi kuvata automyyjä. Kuvattu video saadaan auton rekisterinumeroa hyödyntämällä yhdistettyä suoraan Autokeskuksen verkkokauppaan oikean auton yhteyteen. Näin säästytään turhilta videon lähettämisiltä ja tiedonkulun hidasteilta.

–Työskentely R-Officen kanssa on ollut vaivatonta ja joustavaa. Yhteistyömme puitteissa toteutetut ratkaisut ovat innovatiivisia ja kustannustehokkaita, sillä rakennettuja ohjelmia voidaan hyödyntää laajemminkin yrityksemme toiminnassa. Teknologioista otetaan kaikki hyödyt irti, sanoo Valasvuo.

–Nämä työskentelyä tehostavat ja välivaiheita vähentävät toiminnot ovat helposti skaalattavissa kaiken kokoisille toimijoille, ja myös eri alan palveluntarjoajille. Kun dokumentteja ja muuta jaettavaa materiaalia on paljon, tehostavat tällaiset toiminnot merkittävästi työntekoa, kertoo Petri Pohjola R-Officelta.

Autokeskus Oy on suomalaisen, maamme merkittävimpiin autoalan toimijoihin kuuluvan Aro-Yhtymän, omistama täyden palvelun autokauppaketju. Toimipaikkamme sijaitsevat Helsingissä (Konala), Vantaalla (Airport), Hämeenlinnassa, Hyvinkäällä, Tampereella, Raisiossa ja Turussa. Autokeskus Oy:n liiketoiminta käsittää autojen sekä varaosien ja lisätarvikkeiden vähittäiskauppaa sekä autojen huoltoa. Autokeskuksella on BMW:n, Citroënin, Fordin, MINIn, Nissanin, Peugeotin, Škodan, KIAn ja Toyotan edustus ja merkkihuolto sekä Fiatin, Alfa Romeon, Chryslerin ja Dodgen merkkihuolto. Autokeskus tarjoaa lisäksi laajan valikoiman vaihtoautoja.

X